校部各单位、各校区、各学院：
为了提升学校会务管理水平，更好地优化学校的会场资源配置，学校研究制定了《上海大学会场使用管理暂行规定》，现印发给你们，请结合实际，认真遵照执行。
特此通知
附件：上海大学会场使用管理暂行规定
上 海 大 学
二○一○年十月十八日
主题词:行政事务 会场规定 通知
上海大学校长办公室 2010年10月28日印发
校对: 於延琴 (共印150份)
附件：
上海大学会场使用管理暂行规定
为了进一步提升学校会务管理水平，实现学校会场资源整合、统一使用、专业运作、规范管理，提高会场使用效率，特制定本规定。
一、管理目标与原则
1．校内会场主要是为学校教学、科研、管理和对外接待服务。在保证校内使用的基础上，适度拓展社会市场，对外开展会务服务，提高资源的使用效率。
2．学校对校内会场资源逐步做到统一配置、规划调整，实行有偿使用。
3．学校委托乐乎楼集团目前对校本部行政楼、乐乎新楼、乐乎楼的全部报告厅、会议室、贵宾室等会场资源（附件1）进行统一管理。
4.学校对乐乎楼集团的管理和服务工作进行监督、考核。
二、会场使用办理程序
1．预约登记
使用单位应事先填写《上海大学乐乎楼集团会场使用登记表》（附件2）。大型会议一般应提前一至两周、小型会议一般应提前三天至一周在校长办公室办理登记预定手续。
2．服务确认
乐乎楼集团应在会前与使用单位确认服务项目。
3．会务服务
乐乎楼集团应按照服务标准（附件3）及确认的服务项目，提供优质的会务服务。
4．支付费用
使用单位在会议结束后应填写《上海大学乐乎楼集团会议服务反馈卡》（附件4），同时按标准支付相关费用。
三、会场使用细则
1．使用单位应如实申报会场的用途，同时必须严格遵守有关法律、法规和学校的相关规定。
2．各单位使用会场，应按照"谁使用谁负责"的原则，明确会议负责人和责任人。
3．使用单位必须文明、规范、安全地使用会场，爱护会场设施，如有损坏照价赔偿。
4．乐乎楼集团应确保本集团管理的会场设施完好、环境清洁、安全无隐患。
5．乐乎楼集团应严格按照各项服务标准提供主动、热情、耐心、细致、高效的服务。
6．各单位事先预定的会场如与学校的重要会议或重要接待工作发生冲突，由校长办公室负责统筹协调，预订单位应服从校长办公室统一安排。
7．校外单位预定会场，除需遵守以上规定外，借用人预定会场应得到本单位法人代表的授权或委托。
8．校本部行政楼的会场一般不提供对外租借服务。
四、会场使用收费标准
1. 根据有偿使用的原则，学校对乐乎楼集团所管理的各会场所进行的各类会议、活动，收取一定的维护保养费用，所收费用实行"收支两条线"管理。
2、根据会场维护保养及提供服务的成本制定收费标准（详见附件1、附件5），收费标准应在服务场所公示。
3．所收费用按照《乐乎楼集团财务管理办法》管理，该办法另行制定。
五、其他
1．本规定自发布之日起执行。
2．本规定由上海大学校长办公室负责解释。
上 海 大 学
二○一○年十月十八日
附件1:
上海大学乐乎楼集团会场一览表
|
楼 名
|
会议室
|
容纳
人数
|
形式
|
内置设备
|
收费标准
（半天/元）
|
功 能
|
|
校内价
|
校外价
|
|
行政楼
|
803
|
32
|
圆桌式
|
投影仪
|
200
|
500
|
小型会议或讨论
|
|
703
|
32
|
圆桌式
|
投影仪
|
200
|
500
|
小型会议或讨论
|
|
501
|
70
|
圆桌式
|
投影仪、音响
|
400
|
1000
|
中型会议或讨论、演讲或报告
|
|
403
|
36
|
圆桌式
|
移动投影仪
|
200
|
500
|
中型会议
|
|
102
|
15
|
座谈式
|
移动投影仪
|
300
|
800
|
小型会议或讨论
|
|
报告厅
|
284
|
剧院式
|
投影仪、音响
|
1000
|
2500
|
大型会议、演讲或报告
|
|
乐乎新楼
|
报告厅
|
100
|
剧院式
|
投影仪、音响
|
1000
|
2000
|
多功能厅、中型会议或讨论
|
|
中会议室
|
30
|
圆桌式
|
移动投影仪
|
300
|
600
|
中型会议或讨论
|
|
小会议室
|
10
|
圆桌式
|
无
|
200
|
400
|
小型会议或讨论
|
|
贵宾厅
|
12
|
座谈式
|
移动投影仪
|
300
|
600
|
贵宾接待、小型会议
|
|
接待室
|
10
|
座谈式
|
无
|
200
|
400
|
贵宾接待、小型会议
|
|
乐乎楼
|
中会议室
|
30
|
座谈式
|
投影仪
|
200
|
400
|
小型会议或讨论
|
|
中会议室
|
20
|
座谈式
|
投影仪
|
200
|
400
|
小型会议或讨论
|
|
贵宾厅
|
12
|
座谈式
|
无
|
300
|
600
|
贵宾接待、小型会议
|
|
大贵宾厅
|
40
|
剧院式
|
投影仪、音响
|
800
|
1600
|
中型会议或讨论、演讲或报告
|
备注：
1.收费标准以半天为计算单位，逾时使用费以小时为计算单位，每小时折抵1/4半天。
2.外单位预定会场，需事先支付50%的会务费作为订金，如单方取消会场预定，订金不予退还。
附件2:
|
使用单位
|
|
外单位法人代表/
校内单位负责人
|
|
|
会议名称
|
|
|
会场
|
|
会议人数
|
|
|
会议负责人
|
|
联系人
|
|
|
联系电话
|
|
手 机
|
|
|
会议具体时间
|
年 月 日— 月 日 上午： 下午： 共 天
|
|
安排茶歇时间
|
|
|
|
项 目
|
备 选 项
|
费用
|
项 目
|
备 选 项
|
 费用 |
|
茶 水
|
□
|
|
矿泉水
|
□1.5元 □2 元
|
|
|
点 心
|
□15元 □20元 □25元
|
|
水 果
|
□15元 □20元 □25元
|
|
|
咖 啡
|
□现磨 □速溶
|
|
茶 歇
|
□
|
|
|
投 影
|
□
|
|
音 响
|
□
|
|
|
鲜 花
|
□
|
|
绿 化
|
□
|
|
|
席位卡
|
□
|
|
笔 / 纸
|
□
|
|
|
小毛巾
|
□
|
|
磁 带
|
□
|
|
|
签到簿/笔
|
□
|
|
横幅、展板等
|
□
|
|
|
其他要求：
|
|
会务费用支付方式
|
校内单位
|
转帐□
|
|
校外单位
|
现金□ 支票□ 汇款□
|
|
备注：
1.使用单位在填写登记表前，应认真阅读并接受《上海大学会场使用管理暂行规定》，同时遵守有关规定。
2.使用单位如临时变动会场预定，应尽可能提前通知乐乎楼集团会务中心并办理相关手续。
3.如遇学校重要会议、重要接待任务，各单位应服从校长办公室统一协调安排。
4.会议负责人应对会议内容、会场管理、会场设施等全面负责。
申请单位负责人签名： 接受预定人员签字：
（单位盖章）
年 月 日 年 月 日
|
上海大学乐乎楼集团会场使用登记表
附件3：
上海大学乐乎楼集团会务服务标准
在会务过程中，乐乎楼集团应提供主动、热情、耐心、细致、高效的服务，严格执行乐乎楼集团会务中心制定的各项服务标准，努力树立乐乎楼集团的品牌。
（一）会前服务标准：提前半小时做好茶水，音响、投影等设备的准备工作，迎接与会客人；
（二）会中服务标准：定时关注与会人员的需求，并及时提供会务服务；
（三）会后服务标准：目送与会人员，确认并填写服务对象的反馈意见单。（见附件4）
附件4：
上海大学乐乎楼集团会议服务反馈卡
填写日期： 年 月 日
|
会议名称
|
|
编号
|
|
|
使用日期
|
|
使用会场
|
|
|
会务服务人员
|
|
|
音响服务人员
|
|
|
对本次会议服务的满意程度：
满意□ 基本满意□ 不满意□
|
|
意见和建议：
|
|
会场使用单位
|
|
填表人
|
|
附件5:
|
序号
|
项 目
|
收费标准
|
备注
|
|
1
|
横幅、欢迎牌、会标、易拉宝、胸卡
|
市场价
|
乐乎楼、乐乎新楼
|
|
2
|
主席台、演讲台花、绿色植物
|
市场价
|
乐乎楼、乐乎新楼
|
|
3
|
签到本、议程用纸、笔等
|
市场价
|
按会议使用要求提供
|
|
4
|
小毛巾
|
2元/条
|
按市价调整
|
|
5
|
席位卡
|
2元/只
|
按市价调整
|
|
6
|
茶水
|
3元/人
|
按市价调整
|
|
7
|
矿泉水
|
2元/大瓶
1.5元/小瓶
|
按市价调整
|
|
8
|
水果小拼盘
|
15-25元/份
|
按市价调整
|
|
9
|
点心小拼盘
|
15-25元/份
|
按市价调整
|
|
10
|
咖啡
|
15元/杯（现磨）
5元/杯（速溶）
|
按市价调整
|
|
11
|
茶歇
|
15-55元/人
|
按市价调整
35人以上
|
上海大学乐乎楼集团会议服务收费标准
备注：目前对校内暂不属于乐乎楼集团管理的会场，如需提供会务服务，除收取上述费用外，另收取每场100-200元的服务费。
