关于加强学校物品采购工作的意见

随着学校事业的发展，为满足教学、科研和管理工作需求，学校物品采购的种类与数量明显增加。为进一步规范学校的物品采购工作，提高采购工作的效益，推进党风廉政建设，保障学校各项工作的进展，根据国家和上海市的有关规定，结合上海大学的实际情况，现就加强学校物品采购的监管工作提出如下意见：

第一条  建立学校物品采购（代购）工作领导小组（重大采购工作可设立专项工作领导小组），加强对物品采购工作的领导。领导小组应由主管校领导，实验设备处、基建处、后勤集团、图书馆、出版社、学工办、研究生工作党委、学生社区管理部、成教学院、高职学院和体育学院等主要采购（代购）部门的负责人及监察、审计、财务部门负责人组成，并由学校（单位）主管领导任组长。上海大学各类物品的采购工作必须在学校物品采购工作领导小组或专项工作领导小组的领导下进行。物品采购工作中的重要事项，必须经领导小组集体讨论决定，特别重大事项还应报经校党委常委会或校长办公会议讨论决定。

第二条  明确物品采购职能部门，完善物品采购工作的管理体制。校实验设备处是学校教学、科研物品采购的主管部门；校后勤集团是学校后勤物资采购的主管部门；校基建处是基建物品采购的主管部门；图书馆是图书物品采购的主管部门；出版社是教材物品采购的主管部门；成教、高职学院是成教、高职的教材及办公用品采购的主管部门。凡属学校的重大项目设备，贵重物品，大批量物品采购均由上述六部门组织实施。学校其他部门未经批准或授权不得自行采购。需要实施分级采购的物品，应明确相应的权限，主管部门应加强管理，及时予以指导和监督。

第三条  校实验设备处、后勤集团、校基建处、图书馆、出版社、成教、高职学院应建立、健全各类物品采购工作的规章制度、工作细则和工作程序，并严格遵照执行。重要物品采购需编制计划，经相关领导和部门批准，重大采购计划需经学校物品采购工作领导小组审核后，报校长办公会讨论批准后执行。物品采购须建立采购申请立项、论证、审批、确定采购方式、签署合同、执行合同、验收、登记入帐、资料归档、监督检查等程序和规定，明确各个环节的责任权限。重大采购事项要与经办人签订廉政合同。

第四条  政府采购以外的学校各类物品购置，应采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等采购方式。单件或批量在10万元以上的物品采购，应采用招标、邀请招标形式。凡进行公开招标和邀请招标的，均应建立专项采购工作小组或招投标机构组织招标活动，聘请有关专家、用户代表、有关领导组成评标委员会，通过规范性评标推荐供货单位，并根据权限由相应的组织或负责人予以确定；凡采用竞争性谈判和询价方式的，要组成有申购单位负责人参加的谈判小组和询价小组，在进行市场调研多方比较的基础上经集体讨论提出意见，并根据权限由相应的组织或负责人予以确定；凡采用单一来源采购方式(包括定点采购)的，应按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商，或经过相应的主管部门或负责人批准后确定。

第五条  物品采购主管部门应加强执行合同的管理。物品采购合同均应由主管部门或经主管部门的授权代表学校的单位（部门）与供应商签署格式合同。合同正式生效后，应对执行合同情况进行跟踪管理，督促供应商履行合同，按时交货，并保证质量。主管部门要组织人员按照合同规定的条款进行验收，验收结果应形成书面意见。采购合同和验收报告应及时归档并认真保管。对无需另行签订合同的物品采购，也应按照要求做好验收工作，并严格履行相关的验收手续。经验收的物品均应按规定登记入帐。验收中发现问题的应及时提出，并由采购责任部门或人员负责解决。

第六条  物品采购主管部门应加强物品采购的经费管理，建立物品采购经费的申请、支付和报销等相关制度。有关经费必须纳入学校集中管理，使用要有计划和报告，款项的支付应按合同的约定，报销应有物品的验收报告和相关部门负责人签字等相关凭证。采购过程中发生的"折扣"、"让利"等款项，须实行明折明扣，用于降低采购价格，抵充成本。确属难以用于降低采购价格的，凡属学校资金购买物品发生的"折扣"、"让利"一律进入学校财务帐内；凡 属为学生代购物品发生的"折扣"、"让利"应归还学生。严禁各部门违规收受和擅自截留各种名义的回扣。

第七条  物品采购主管部门和参加采购工作的人员，不得违反规定程序操作。不得擅自提高采购标准。不得委托不具备资质的机构办理采购任务。不得泄露标底或在招标过程中与投标方协商。不得与供应商串通以虚高的价格套取回扣、折扣等。不得向供应商索要和收受回扣等好处费。不得在具有采购业务的企业中兼职或在这些单位中报销任何应由个人支付的费用。不得私自接受对方的礼金、有价证券和物品(无法拒绝的必须上缴学校统一登记处理)。不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请和娱乐活动。不得利用自己的影响介绍亲属和亲友参与由供应商提供的其他经济活动。不得私自为其他单位从事相关采购工作并谋取利益。不得拒绝有关部门的监督检查。不得向有关部门提供虚假情况。物品采购主管部门不得经营相关企业从事同类业务。

第八条  学校物品采购（代购）工作领导小组、物品采购职能部门，学校监察、审计、财务等部门要明确各自职责，建立健全相关采购工作和采购人员的管理和监督制度。纪委、监察部门应加强对采购部门的监督检查，督促采购制度建立，规范有关采购程序。财务部门应加强经费使用过程的监督，审计部门应及时对相关项目进行审计。监察、审计部门的人员应参与学校重大物品采购招标活动，并做好对招投标的文件，合同及合同执行情况的监督与审查工作。加强对物品采购中违纪的查处，对违反规定的行为，应视情况中止采购活动或撤销合同或停止支付有关款项，并追究有关责任人的纪律责任，由此造成的损失由责任人承担赔偿责任，构成犯罪的要及时移送司法机关处理。对不宜在物品采购主管部门工作或不宜从事采购工作的人员应坚决调离岗位。对工作表现突出，模范遵守采购纪律的采购人员，学校将按有关规定给予精神和物质方面的奖励。

第九条  校监察、审计、财务等部门在学校主管校长领导下，依据本《意见》和相关的物品采购规章制度、工作细则和工作程序加强对物品采购的监督检查和管理，保证物品采购的安全与高效。

第十条  本意见适用于校内各单位使用各类经费对基建(修缮)物资、仪器设备、办公用品、图书、教材、学生生活用品、食堂后勤物品、音像资料、医药用品等各类物品的采购。各单位应依据本意见制定各类物品采购工作管理细则和工作程序。

                               上海大学

                              2009年1月