校部各单位、各校区、各院系：
为了加强学校档案的收集、管理和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等文件精神，学校研究制定了《上海大学档案管理办法》，现印发给你们，望认真贯彻执行。
附件：《上海大学档案管理办法》
上 海 大 学
二○一一年十月十二日
主题词：档案 管理 办法 通知
上海大学校长办公室 2011年10月19日印发
校对：郑维 （共印150份）
附件：
上海大学档案工作条例
第一章 总则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法律、法规精神，制订本办法。
第二条 学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应该加强管理，将之纳入学校整体规划。
第四条 学校各种门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
第二章 档案工作体制与任务
第五条 学校档案工作，接受国家教育部、上海市教委的领导，同时接受国家档案局、上海市档案局的指导、监督和检查。
第六条 学校成立档案工作管理委员会，领导全校档案工作。档案工作管理委员会由校长任主任，有关副书记和副校长任副主任，有关职能部门负责人任委员。
档案工作管理委员会下设秘书长一名，由档案馆负责人担任。秘书长具体负责调查研究、搜集情况、组织起草学校档案工作文件和组织实施档案工作管理委员会的决定。
第七条 档案馆是学校档案工作管理委员会的常设机构，既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供档案利用的管理机构。
第八条 学校各单位应确定分管本单位档案工作负责人，并确定一名兼职档案员，具体承办本单位的档案工作。
第九条 学校档案工作管理委员会的基本任务：
1、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划。根据学校档案工作的实际需要，将档案保管条件、干部队伍、信息化建设及档案工作专题经费等列入学校工作计划；
2、审定学校档案工作规章制度；
3、研究并决定档案工作的重大事宜；
4、审议档案工作计划、总结等；
5、对各单位档案工作进行监督、检查与考核。
第十条 学校档案馆的基本任务：
1、贯彻、落实学校档案工作管理委员会交给的各项任务；
2、制定学校档案工作计划和规章制度，监督、指导、检查各单位执行情况；
3、负责建立健全全校档案工作网络，对全校专（兼）职档案工作人员进行培训；
4、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关的资料；
5、负责档案信息资源的开发和利用；
6、组织实施档案信息化和电子文件归档、管理工作；
7、编制档案检索工具，编纂档案史料，积极开发档案信息资源；
8、举办珍贵档案陈列，开展档案宣传工作和利用者教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
9、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；
10、完成学校领导交办的其他任务。
第十一条 学校各单位分管档案工作负责人和兼职档案员主要任务：
1、按照档案馆的有关规定做好本单位文件材料的收集、整理、立卷等工作；
2、根据归档要求，在保证案卷质量的前提下，及时归档；
3、各单位兼职档案员应遵纪守法、忠于职守，努力维护本单位档案的完整与安全，努力学习档案专业知识，积极参加岗位培训，不断提高自己的档案业务水平。
第十二条 对于某些需特殊保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室单独保管。分室是档案馆的分支机构，每年须向学校档案馆报送新增档案目录，并按规定向档案馆移交永久保存的档案。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十三条 学校分管各项工作的校领导、各单位分管档案工作的负责人都应把工作中形成的文件材料归档工作列入自己的岗位职责范围，做到重要的教学、科研、管理工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十四条 学校应将纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限，按《上海大学档案归档范围和保管期限表》执行。
第十五条 学校实行档案材料形成单位立卷归档制度，各单位应将归档的各类文件材料，由兼职档案员按要求，整理、组卷、装订后向档案馆移交。档案馆负责立卷指导和档案的检查、验收工作。
第十六条 各单位立卷分工：各单位立卷归档必须分工明确，协同配合。全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能分工负责相应门类档案的立卷归档。归档材料涉及多个部门的，由一个主要职能部门负责归档，其他部门形成的档案材料可向其移交集中。
第十七条 归档时间和手续：
1、学校各部门应当在次学年6月底前归档；
2、各院系等应当在次学年寒假前归档；
3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
4、 随时接收上级规定应接收的档案；
5、 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须签名盖章。
第十八条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各类载体形式的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得占为己有。
第十九条 对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校应予以奖励。
第四章 档案的管理
第二十条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。同时，学校档案工作应纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。
第二十一条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。档案的分类方法，按照《上海大学档案实体分类方案》执行。
第二十二条 档案馆对保管期限已满的档案，要按有关规定及时进行鉴定，对已失去保存价值的档案经鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 档案馆应指定专人负责进行下列统计工作：
1、 对档案的收集、整理、利用、移交、销毁和馆内各种数据等情况进行统计；
2、 按照有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十四条 学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。存放涉密档案应当设有专门库房。
第二十五条 档案库房技术管理工作，应有专人负责。档案馆要建立和健全库房管理规章制度，要有防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全，要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案要及时修复或复制。
第二十六条 档案馆对馆藏档案和资料的保管情况，每年要定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导报告，并及时处理。
第二十七条 档案信息是学校信息资源的重要组成部分。档案馆是校园计算机网络建设的重要机构之一，档案信息管理系统作为学校信息系统的子系统，要进一步提高、完善，以实现档案信息资源共享。
第二十八条 加强档案信息化工作，加快学校数字档案馆建设。
第五章 档案的利用、编研
第二十九条 档案工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，做好领导和部门的助手和参谋；要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
第三十条 对馆藏档案，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，分期分批向社会开放。
第三十一条 凡利用馆藏档案，均应按规定办理利用手续，对校外单位和有关人员还应按照国家有关规定收费。对借出档案，档案部门要定期催还，并检查归还档案的完好情况，若发现损坏或丢失，应书面报告学校处理。
第三十二条 加强学校档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划有步骤地对档案、资料进行研究整理，编辑出版。通过展览和新闻媒介公布有关档案和资料。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志任务，积极为教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。
第三十三条 档案馆积极开展档案学术理论研究，组织专兼职档案工作人员参加档案协会（学会、研究会）活动，努力提高学术水平。
第六章 考核、奖励与处罚
第三十四条 学校应建立档案工作的检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对做出成绩者给予奖励。
第三十五条 每两年由学校档案工作管理委员会对各单位的档案工作进行考核，评选先进集体和先进个人。
第三十六条 学校对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励：
1、 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
2、 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
3、 对档案学研究做出重要贡献的；
4、 将重要或珍贵档案捐赠给学校的；
5、 同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
1、 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
2、 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
3、 涂改、伪造档案的；
4、 擅自出卖、赠送、交换档案的；
5、 不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
6、 其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第三十八条 档案馆根据本办法可制定实施细则。
第三十九条 本办法由档案工作管理委员会负责解释。
第四十条 本办法自发布之日起施行。上海大学1998年5月12日发布的《上海大学档案工作条例》(上大内[1998]第066号)同时废止。
