基建材料、设备采购与供应的管理是确保工程项目有计划实施的重要环节。它既是基建项目实施中的可靠依据，又是基建项目实施中进行合理选材、控制投资、确保质量的有力保证。为了确保基建项目有序、规范、更好地实施，做好基建项目的材料、设备采购与供应管理成为必然，根据本校的具体情况特制订本办法。

一、基本建设工程项目对材料、设备管理的分类
基本建设工程项目材料、设备主要分为四类：
（一）第一类：在项目施工招标阶段以各投标单位竞标报价的材料，主要指钢材、木材、混凝土、水泥、砂石料、砌体等大宗材料。
（二）第二类：设备类，此部分以金额大、损耗率低为特点，如电梯、空调设备及部件、变配电设备、泵房设备、行车、锅炉等。
（三）第三类：由分包商供材并完成施工（特殊或独立分包项目），但须纳入总包或项目整体管理范畴的，如消防、监控、网络、幕墙、网架、铝合金门窗、外墙保温、特殊吊顶、特殊要求的地面、木饰面、石材等工程。
（四）第四类：材料质量价格可变系数大，投标时为暂定价，施工阶段需经建设方、投资监理确定单价，且需工程总包单位完成安装工作并承担数量损耗的，最终用量由审价机构依据竣工图及定额口径核算的材料，如装饰面工程中的地砖、面砖、各种有机或无机装饰饰面材料、油漆与涂料、洁具与灯具、电线电缆与桥架等。

二、各类材料、设备的供应原则
1、对第一类材料，由于是建设方通过市建设工程招标办组织的施工招投标选定的施工中标单位（总包方），在标书中所涉及的材料品种、价格等，依据招投标及双方签订的合同原则为固定单价合同。因此，此类材料由总包方负责采购供应并保证所供材料符合建筑业质量标准。在工程图纸未改变情况下，所涉该类材料决算时按总包方投标口径办理，不再作任何调整。工程量按实际进行结算，结算单价按合同口径及政府有关规定办理。
2、对第二类设备部分，原则上由建设方根据设计文件提供的数据组织集中采购供应（具体实施应按招投标原则执行），质量由建设方负责把关、总包方配合。
3、对第三类部分，一般情况下由建设方通过竞标方式选择分包商，并征得总包方同意实施工程分包，质量纳入总包方管理范围；此类材料、设备，总包方亦可推荐长期合作的信得过单位，在征得建设方同意的前提下也可参加竞标承揽工程分包项目，其质量亦纳入总包管理范围。
4、对第四类材料、设备采购供应可采用以下两种办法
（1）由建设方指定品牌及提出对材质的要求，由总包方结合图纸根据要求组织采购供应。价格由投资监理签发并由建设方确认。
（2）由总包方推荐各品牌的材料，并得到建设方最终选定后，由总包方组织采购供应，价格由投资监理签发并由建设方确认。
以上两种方法所采购供应的材料、设备，质量均由总包方负责。

三、各类材料、设备采购供应招投标办法
1、合格供应商的确定
（1）原有“合格供应商”
此类供应商是指：在学校实施其他基本建设工程建设时，通过招标而选定的，并经过长期合作，其所供的材料质量保证、价格公道、服务周到、信誉良好的信得过单位。
（2）总包方推荐的供应商
总包方所推荐的供应商应具有营业资质、信誉良好的商家，凭所推荐供应商提供的产品、质量、价位等，通过建设方、总包方、投资监理、工程监理会审，评选出总包方推荐供应商。
（3）向社会公开招投标选定供应商
根据工程所需材料的规格数量、质量要求、供料（或分包）周期等向社会公开招标供应商。
（4）一事一议选定供应商
在工程中会涉及部分特殊材料及设备，有些材料、设备国内仅有少量生产厂家，有的则是学校为便于维修而统一使用的品牌、如电梯、高压设备等，对此类材料、设备可通过一定的层面，采用一事一议方式选定供应商。
2、招标文件的制订
《材料、设备采购招标文件》由建设方负责制订并通过有关程序商定通过。所制订的文件应包括材料、设备的功能要求、产品质量、商务报价、供货时间、供货数量、到货地点、验收安排、计量仓储以及投标方必须提供的样品、样本、合格证、准用证、许可证、质保书、说明书、售后服务等内容，并通过相关程序公布招标时间和顺序。
3、材料、设备的招投标，投标单位应在3家及其以上。
4、评标办法及评委（内部招标）
（1）《评标办法》由建设方编写并应由评委审核通过。
（2）评委会原则上应由学校分管领导、基建、纪监、审计、财务、投资监理与相关技术人员组成。东区工程由东区建设指挥部负责实施；延长校区科技园项目由延长校区建设指挥部实施（具体办法另订）；其它工程项目由主管校长、基建、纪监、审计、投资监理等相关部门（单位）负责人组成。
⑶涉及由总包方施工所需的材料、设备，必要时可邀请总包方参与评标。

四、合同的签订及材料款支付
1、合同签订
（1）对第一类材料、设备，由建设方和总包方签订；
（2）对第二类、第三类材料、设备，由建设方与供应商（或分项工程供应施工方）直接签订；
（3）对第四类材料、设备可采用
a、由建设方与供应商签订、总包方认可，经费由建设方直接支付给供应商；由建设方直接支付的款项纳入总承包方的工程款项总额。
b、由总包方与供应商签订，建设方认可，经费由建设方支付给总包方后，总包方再支付给供应商。
2、付款
（1）涉及一般材料、设备根据合同总价，第一笔付款为30%，特殊材料不超过50%；材料款的支付按合同及收料凭证支付。
（2）首次为我校基建工程供料的商家，第一笔付款同时必须提供银行保单；对已进场的设备材料可不提供银行保单，但所支付款项额度不得大于进场设备材料的总价。
（3）工程竣工验收决算审计审定后，最终付款总额控制在95%，余额待材料、设备（包括分项工程）保质期满后方可结清。
（4）特殊设备付款方式另行商定。

五、价格的确定
1、 第一类材料、设备价格，按总包方投标书中（或建设方与总包方的施工合同口径）所列价格执行。
2、其他三类材料、设备通过招标的，按招标中标价格确定；部分甲定乙办的，由建设方组织有关人员进行询价并核价确定；部分材料、设备可根据工程实施时间的市场信息价确定；同材质、同规格、不同品牌、价格不等的由施工方编制报价表，经建设方核定（基建处会同投资监理）。

六、材料和设备的验收
1、所供的材料、设备到达现场后，由建设方、施工方、工程监理等进行质量初验、不符合要求则作退货处理并限期补缺。
2、对初验合格的材料、设备及时进行清点，经建设方、施工方、工程监理签具书面进货凭证后，交付施工方使用或入库。

七、决算
1、设备
（1）一般设备按实际数量进入决算；
（2）易损设备按实际数量并结合允许损耗比例确定。
2、材料
（1）甲供材料按实际供料和定额损耗比例确认；如使用材料超过定额损耗，则应根据建设方、投资监理及工程监理核定认可后方能进入决算。
（2）甲定乙办材料的结算，原则上由投资监理依据竣工图审核。

八、总承包服务费（配合费）
由于甲供材料和甲定乙办材料、设备均不同程度地涉及到总包方的配合，如采购、保管、清点、验收等，为此，甲方根据上述因素及相关政策，酌情考虑总承包服务费比例。
1、大型、贵重设备单价在（100万以上），配合费为0.5%～1%，由建设方支付。
2、中小型设备（100万以下）配合费为1%～2%，由建设方支付
3、甲定乙办材料配合费控制在3%，由建设方支付。
4、分项分包工程配合费控制在3%；由分包方支付。
5、总包方推荐供应的材料，甲方认定价格后，不再支付配合费。
6、如部分分包项目及材料配合费超过3%，需报主管领导批准。

九、其他
1、相关工作人员应严格遵守有关规定，廉洁自律。
2、加强管理水平、提高工作效率，确保工程进度及质量。
本办法适用于学校政府投资建设项目和自筹资金建设项目，解释权归上海大学基建工作领导小组，自文件发布之日实施。
上海大学
2013年1月25日