一、收文

1、凡上级（学校党政、政府职能部门）来的通知、批复、报告等公文均由管理科接转，由专人签收、拆封和编号登记（登记应注明接收时间、接收人签字），同时要求通过扫描建立电子档案。

2、管理科在文件登记后，需送处领导批示文件，及时送达，不误领导批阅。

3、经处领导批示后的文件，由管理科及时送交相关科室承办人员落实办理。

4、各科室办理完毕的文件，应交回管理科统一归卷存档，如原件因特殊情况无法送回，需将复印机送回，同时存入电子版。

5、对科室间传阅的文件，应妥善保管，防止丢失。各科传阅时间不宜超过三天，传阅后及时交管理科存档。

6、所有文件可以查阅，不允许未办理任何手续拿走借阅，借阅人应妥善保管，一旦丢失，严肃追查当事人责任。

7、对于保密文件，管理科专管文件收发人员亲自送交领导批阅，不允许公开存放和传播。

8、对于工程项目在实施过程中，各阶段的批复、验收报告，相关人员拿到应及时送管理科登记，再办理领阅手续妥善保管，待项目结束后即归档。

9、管理科每年年底对基建处发文进行整理归档。

二、发文

1、基建处以学校名义向上级主管部门及职能部门发文编号以学校名义登记，由校领导签发注明发往部门及份数，基建处应保留校领导审核后的复印件。

2、各科室均可根据处领导批示和所分管项目的工作实际需要起草通知、批复、决定的文件。

3、承办人起草文件后，经处领导审核并签字，再办理发文手续。

4、文件校对由起草文件科室负责，所有文件必须有处领导签字后方可发文。

5、文件盖章时，需由处长签字的样式草稿，经签字的文件草稿由管理科留存。

6、文件发出后，承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起，连同文件打印件一并送交管理科归卷，并且在发文登记表中登记，注明发送文件号、名称、发放时间及发送人签字。

7、项目部以基建处名义向总包、分别下达通知、变更设计等文件，经处领导审核签发后再下达总包、分包等相关部门，管理科及时做好文件登记、归档。

8、对保密文件，要指定专人分管和打印，不允许他人查阅。