关于实施《上海大学

重大活动、重要项目档案管理规定》的通知

校部各单位、各校区、各学院：

重大活动、重要项目档案，是学校档案的重要组成部分，是学校发展轨迹的重要原始记录。为了确保这部分档案能完整及时地归档、保管和提供利用，根据市档案局关于做好重大活动、重要项目档案归档工作的有关精神，结合我校具体情况，制定本规定。现印发至有关单位，请认真实施。在实施过程中有什么问题和建议，请及时反馈给档案馆。

附件：《上海大学重大活动、重要项目档案管理规定》

上　海　大　学

二○○七年十二月十四日

主题词：两重档案  管理规定  通知

上海大学校长办公室    　 　　　 2007年12月17日发

校对：施培耀　　　　　              （共印140份）

上海大学重大活动、重要项目档案管理规定

第一条  本规定所谓"重大活动"，是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，如校党代会、职代会、校庆典礼、"211工程"建设重要节点、教改研讨会议、科研工作重大会议、重要学术会议、重要外事活动、国际学术交流、国际体育赛事等。本规定所谓"重要项目"，包括国家级、省市级教学和科研课题和获奖项目；学校重要基建工程项目、重要设备安装项目及其他各类重要建设项目。"重大活动"和"重要项目"以下简称"两重"。

第二条  "两重"档案的形成由各立卷部门（活动组织部门和项目管理部门）分管领导负责，并督促兼职档案员收集材料、组卷立卷后向档案馆移交；档案馆负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。

第三条  在重大活动的筹备阶段，有关职能部门应及时向档案馆通报信息，档案馆也应主动了解相关信息，并指派专职人员联系，指导收集立卷，必要时参与筹备工作，以切实做好重大活动建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。

第四条  重要教学、科研课题项目的评审、鉴定，重要基建工程的竣工，重要设备的开箱等，有关部门应及时通报档案馆，由档案馆委派专职人员参与对归档文件材料的检查和验收。

第五条  重要项目管理与档案工作坚持实行"四同步"，即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案馆同时出具专题归档情况证明材料。

第六条  "两重"档案在活动结束或项目结项后，及时向档案馆移交，档案馆应随时准备接收此类档案。

第七条  "两重"档案包括各种门类和各种载体的材料，尤其应重视对照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。

第八条  "两重"档案应严格遵照立卷要求，确保文件材料的齐全、完整、规范。

2007年12月14日