校部各单位、各校区、各学院：

  《上海大学声像档案管理办法》已经2013年度上海大学第五次校长办公会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

附件：上海大学声像档案管理办法

上  海  大  学

                               2013年5月22日

附件：       上海大学声像档案管理办法

 （2013年度上海大学第五次校长办公会议审议通过，）

第一章  总  则

第一条 为提高学校声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，更好地收集、保管和开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在学校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等相关规定，结合学校的具体情况，特制定本办法。

第二条 声像档案是指国家机构、社会组织及个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的，以照片、底片、缩微胶片、录音带、录像带、光盘等载体形式存在，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是高校档案的重要组成部分，直观、生动地记录了学校教学、科研、管理等各项活动的历史面貌，具有纸质档案无法比拟的查考和利用价值，是学校的宝贵财富。

第三条 声像档案的主体是声像材料。声像材料的记录形式、保管条件、利用方式均与纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊管理。

第四条 为了确保声像档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用，学校各部门需将应归档的声像档案一律移交学校档案馆集中统一管理。

第二章  声像档案归档范围及保管期限

第五条　归档范围

（一）有关学校历届书记、校长、院士、著名教授以及在国内外具有一定影响的知名校友与学校或校务有关的声像材料。

（二）上级领导来学校视察、检查和指导工作形成的声像材料。

（三）学校召开的各类代表大会及重要会议形成的声像材料。

（四）由学校主办、承办的各类重要教学、科研会议和主持召开的全国性的学术会议及其他重要会议形成的声像材料。

（五）各项外事活动形成的声像材料。

（六）具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼等形成的声像材料。

（七）校友会重要活动形成的声像材料。

（八）学校各项展览、陈列形成的声像材料。

（九）反映学校不同历史时期发展的校景和基建项目的声像材料。

（十）军训及各项文体活动形成的具有纪念意义的声像材料。

（十一）省部级以上的各类奖状、奖品、证章、证书的照片。

（十二）学校教学、科研、校园文化生活等形成的有留存价值的声像材料。

（十三）其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

第六条  声像档案的保管期限分为永久、定期。

第三章  声像档案的归档要求

第七条 为了保证声像档案的完整与安全，整合学校声像档案信息资源，全校凡有声像档案形成的单位，均应按档案部门的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理和立卷归档工作，并接受档案部门的监督、检查和指导。经整理立卷的声像档案，应及时或分阶段向校档案馆移交。

第八条 各归档部门形成的声像档案应能反映客观事实、突出重点，并转换成通用的文件格式归档。图像文件应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式；影像文件应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式；音频文件应将其转换为WAV、MP3通用文件格式。

第九条 凡需要归档的声像档案材料，都应做到载体质量优良，必须是原版、原件，且图像清晰、声音清楚。归档的声像档案材料必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。

第十条 声像档案归档必须当场验收, 检查归档的声像材料是否完整、准确、系统、配套，图像、声音是否清晰。验收合格后办理移交手续, 填写案卷移交目录，一式两份，双方签字，各保留一份作为凭证。

第十一条 声像档案归档采用集中归档和实时归档相结合的方式。集中归档时间为次年六月底前，实时归档时间为活动结束后一个月内。

第四章  声像档案的管理

第十二条 档案馆从事声像档案管理的工作人员，应将已归档的声像档案分门别类进行整理，编制方便利用的检索工具和指南。

第十三条　声像档案按"年度号+声像档案分类号+流水号"编制档号。

　  1.年度采用自然年

　  2.声像载体档案分类

SX11   综合

SX12   照片

SX13   录音带

SX14   录像带

SX15   幻灯片

SX16   磁盘

SX17   影视胶片

SX18   缩微胶片

SX19   光盘

　  3.流水号按排列顺序从"1"开始标注。

第十四条 已归档的声像档案应使用规定的装具，不同类型、不同规格的声像档案按照档号分别排列，入库上架。

第十五条  在声像档案保管过程中，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并重点采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。存放声像档案应远离磁场、强热源，并与有害气体、强紫外线隔离。环境温度选定范围：14℃～24℃；相对湿度选定范围：45％～60％。

第十六条 对照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。录像带、录音带等使用完毕后及时倒带，并马上入盒，防止污染。对光盘要定期进行检查，防止因光盘损坏造成数据丢失，发现异常现象，应及时进行补救和修复。

第十七条 档案馆应做好声像档案的保管,定期对馆藏声像档案进行备份或迁移。

第五章  声像档案的利用

第十八条 档案馆应为学校各部门和师生利用声像档案提供便利，对鉴定后可以公开的声像档案要通过相关媒介予以发布。对未予公开的声像档案，学校各部门、教职工因工作需要查阅的，可持本部门的证明和个人证件办理相关查阅手续（查阅本人的声像档案只需出示本人证件）。声像档案原则上不得借出档案馆，如有特殊情况需要借出，须经档案馆馆长同意，并办理登记手续。借阅人员要保持声像档案的完整、整洁、清晰，损坏者需追究其责任。归还时，档案馆声像档案管理人员须进行检查验收，确保完好无损。

第十九条 校外单位或个人查（借）阅声像档案，须持有单位介绍信和个人有效证件，经档案馆馆长同意后，方可查（借）阅。

第二十条  确因工作需要复制声像档案，须经档案馆馆长批准。

第二十一条 声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不予销毁。

第六章  附  则

第二十二条  本办法具体实施细则，由校档案馆另行制定。

第二十三条  本管理办法自公布之日起实行，由档案馆负责解释。