上大内〔2016〕66号
校部各单位、各校区、各学院（直属系）：
为进一步规范外宾接待工作，加强外宾公务接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533号）等有关文件，结合学校实际，特制定本办法。请严格遵照执行。
特此通知
上 海 大 学
2016年4月26日
上海大学外事接待管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为贯彻中央八项规定和中央对有关厉行节约、反对浪费的重要批示，进一步规范外宾接待工作，加强外宾公务接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533号）等有关文件，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各部处、院（系）、中心（所）因接待国（境）外来宾而发生的住宿费、餐费、交通费、赠礼等外事接待费用。
第三条 外事接待应符合国家的外交政策和教育外事政策，坚持互惠对等原则。邀请外宾来访应结合学校学科建设、教学、科研和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第四条 学校外事接待实行归口管理，分级负责。国际事务处作为外事接待的归口管理部门，负责校级外事接待的管理和协调工作，其他单位负责本单位的外事接待活动。
第二章 接待规范
第五条 学校层面邀请的外宾团组接待费预算，纳入学校年度预算统一安排，并归口国际事务处统一使用与管理。学院、部门层面邀请的外宾接待，由各部门自行统筹安排。
第六条 各类专项科研项目或课题层面邀请的外宾接待费，作为国际学术交流费，在立项部门批准的项目或课题预算中安排。
第七条 应当从严从紧控制外宾接待经费预算，严格执行本办法规定的外宾接待费开支范围与标准，不得擅自突破。
第三章 接待流程
第八条 外宾来访前，应认真落实接待准备工作，明确来访目的、来访人员、具体内容等，制定详细的接待计划，组织相关人员参加接待，力求产生实际效益和成果。
第九条 凡请校领导参加的重大外事接待，由国际事务处协助外事分管领导协调校领导出席接待。
第十条 外事接待过程中应注意记录、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后，积极落实接待达成的意向，切实保证接待效益和成果，认真总结经验和存在的问题。
第四章 开支范围及标准
第十一条 外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、外事纪念品费用等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十二条 外宾住宿费按以下规定开支：
1. 外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，原则上安排在校内宾馆住宿。
2. 外宾住房标准：校长级及以上人员可安排校内宾馆的行政房或套间，其他人员安排标准间。
第十三条 日常伙食费按以下办法执行：
1. 外宾日常伙食招待应当注意节俭，原则上安排在学校餐厅用餐。
2. 外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天不超过300元。
第十四条 宴请费按以下办法执行：
1. 原则上应在学校内部的餐厅安排宴请，宴请过程中不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。
2. 外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：正、副部长级以上代表团宴会，每人每次不超过400元；校长级及以下代表团宴会，每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元、60元。
3. 外宾在校期间，各部门宴请不得超过2次。
第十五条 交通费按以下办法执行：
1. 确需学校提供交通服务的外宾接待，各部门应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
2. 外宾到上海市以外地区访问，确需学校安排交通服务时，原则上提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。
3. 外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。
第十六条 对外赠礼按以下办法执行：
1. 对外赠礼应当节约从简，实物礼品应尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。
2. 赠礼对象仅为外方团长或团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待部门赠礼1次，其他部门不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
3. 如收礼方为副部级及以上人士，或国际知名专家学者，每人次礼品不超过400元；如收礼方为校长级别人士，每人次礼品不超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。
第十七条 外宾来校访问期间，原则上不安排旅游参观活动，各类旅游景点门票应由外宾自理。如确有需要安排，应事先在外宾接待计划中单独列出，并经部门负责人签字后方可凭据按实列支。
第十八条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。
第五章 陪同人员标准
第十九条 学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。
第二十条 接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，学校参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第二十一条 陪同外宾赴上海市以外地区访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《上海大学差旅费管理办法》的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在部门领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。
第二十二条 各部门的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，可使用工作餐，标准为每人每次50元。
第六章 经费管理
第二十三条 各单位应当严格执行学校的外宾接待审批制度，加强对本单位外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本单位外宾接待审批制度执行情况、外宾接待费预算及规模控制负责，并配合财务处做好接待费的报销审核工作。
第二十四条 外事接待报销凭证包括财务票据、接待清单、来访证明文件（如电子邮件等），接待单位应按规定如实报销。
第二十五条 住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。
第七章 注意事项
第二十六条 工作人员及参加人员应严格遵守接待安排，注重外事礼仪，注意着装，会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第二十七条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第二十八条 外事接待中应遵守外事纪律，严格执行有关保密规定，不得泄密。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第二十九条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理。
第三十条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。
第八章 监督检查
第三十一条 各部门各单位应当认真履行管理职责，财务、纪检监察、审计等部门分工负责，加强日常监督检查。对师生群众举报的违规违纪问题，及时核查处理。
第三十二条 外事接待坚持"谁接待、谁负责"，实行责任追究制。对外事接待违规违纪行为，严肃追究接待单位责任人、直接责任人的责任。
第九章 附 则
第三十三条 本办法由国际事务处会同财务处、纪委监察处、审计处等部门负责解释。
